Hallo,
du meldest dich bei der Jugendherberge deiner Wahl an. Sie schicken dir ihre Preisliste, einen Vertrag und evtl. Tipps für Unternehmungen.
Du schickst den Vertrag zurück, auf dem steht auch, bis zu welchem Datum man kostenlos zurücktreten kann und wieviel Gebühr fällig wird, wenn du zu spät zurücktrittst. Die Zahl deiner Schüler gibst du mit ca. an und gibst dann rechtzeitig vorher Bescheid.
Mit Hilfe der Preisliste rechnest du aus, was die Fahrt kosten wird, berechnest deine Eigen- oder auch Nichteigenanteil mit ein, die Kosten für Begleitpersonen, Fahrt etc.. Auf das Ganze schlägst du, da wir in Teuroland leben 5 € drauf, die du ja später auch wieder zurückzahlen oder mit Kopiergeld o.ä. verrechnen kannst.
Vorher hast du bei deinen Eltern unverbindlich angefragt, ob sie mit Fahrt und ungefährem Preis (nicht zu knapp kalkulliert - eher etwas mehr angeben) einverstanden sind. Sind´s genug, meldest du dich an, gibst dann den Eltern genaue Infos und lässt die Anmeldung verbindlich bestätigen. Um dich abzusichern verlangst du evtl. eine Anzahlung. Dann schickst du den Vertrag an die JH zurück.
Fällt die Klassenfahrt ins Wasser, hast du noch unendlich Zeit, dich wieder abzumelden, die Frist war ein paar Wochen vor der Fahrt, jedenfalls war das bei mir immer so.
LG
Tina