Anderes Bundesland (von daher evtl. keine Übereinstimmung mit eurem Schulgesetz).
Unsere Schulleitung hatte die "verpflichtende Durchführung" damals so ausgelegt, dass wir die Eltern einladen mussten auch noch 1-2 Ersatztermine anbieten sollten aber wenn dann niemand erschien, dann musste das mit Hinweis auf nicht Erreichbarkeit abgelegt werden.
Sprich du hattest es angeboten aber die Eltern haben es nicht wahrgenommen => nicht deine Schuld, wenn die Durchführung nicht stattfinden konnte.
So machen wir das auch.
Das Gespräch findet dann nur mit Lehrer und Schüler statt, ohne Eltern.
Es wird dokumetiert, dass die Eltern die angebotenen/ausgemachten Termine nicht wahrgenommen haben.