Hallo.
Ich kenne zwar nicht die genauen gesetzlichen Regelungen für Berlin, aber ich schildere dir mal wie es in Hessen laufen sollte.
Das Fiskaljahr in Hessen beginnt immer am 1. Januar und endet am 31. Dezember (hat somit ein halbes Jahr Versatz zum Schuljahr).
Für Gebäude und Gebäudeausstattung ist grundlegend der Schulträger zuständig (meist der Landkreis) (bei euch die Bezirke bzw. die Senatsverwaltung), für alles andere das Land Hessen.
Es gibt grundlegende Unterschiede zwischen dem kleinen und dem großen Schulbudget, die Vorgehensweise ist jedoch relativ identisch.
Die Finanzmittel des Landes Hessen ergeben sich aus 4 Teilbereichen (VSS, päd. IT-Support, Lernmittelfreiheit und Fortbildung) (bei dem großen Schulbudget noch "freie Personalmittel), welche sich bis auf die Lernmittelfreiheit aus den der Schule zugewiesenen Lehrerstunden berechnen.
Die Finanzmittel der LMF ergeben sich aus den Schülerzahlen (in Berlin gibt es einen Selbstbehalt).
Grundlegend sind alle Teilbereiche deckungsgleich, so dass Geld aus dem einen Teilbereich in einen anderen Teilbereich umgeschichtet werden kann. Die Kernaufgaben des Teilbereichs müssen aber grundlegend erfüllt sein. (Man kann also nicht sagen, dass man keine neuen Bücher anschaffen kann, weil man das dafür vorgesehene Geld für Fortbildungen der Kolleginnen und Kollegen verausgabt hat).
Irgendwann im Januar/Februar wird in der elektronischen Verwaltung das Gesamtbudget für das neue Haushaltsjahr eingestellt.
Im ersten Schritt erstellt die Schulleiterin bzw. der Schulleiter eine Finanzplanung für das Haushaltjahr, in welcher er die individuellen Bedürfnisse der Schule, der Fachbereiche und der Kolleginnen und Kollegen berücksichtigt. Diese stellt er auf der Lehrerkonferenz vor, woraufhin über selbige abgestimmt wird. Wenn das Kollegium nicht mit der Planung einverstanden ist, muss diese (nach einer Diskussion und Verhandlungen) verändert werden. Ist das Kollegium einverstanden, wird die Finanzplanung der Schulkonferenz vorgelegt und muss von dieser ebenfalls genehmigt werden. Hat die Planung auch diesen Weg genommen, wird sie in die elektronische Verwaltung eingepflegt (sofern dies noch nicht passiert ist) und bis zum 15.03 an das zuständige Schulamt übermittelt.
Die Planung der Finanzmittel wird immer monatsweise angelegt und fortlaufend aktualisiert. (Wenn im Januar z.B. weniger Geld für VSS (Vertretungskräfte) benötigt habe, habe ich freie Finanzmittel für andere Bereiche (deckungsgleich) übrig.)
Da es sich um eine Planung handelt, kann diese durchaus verändert werden, um eventuell auftretenden Umständen Rechnung zu tragen.
Möchte z.B. der Fachbereich Deutsch ein neu erschienenes Buch anschaffen (was zu Beginn des Schuljahres noch nicht ersichtlich war), so können z.B. Finanzmittel aus dem Bereich VSS abgezogen und der LMF zugeordnet werden, sofern der Bereich VSS noch immer genügend abgedeckt ist bzw. genug Personal vorhanden ist, um eventuell auftretenden Vertretungsunterricht abzudecken.
Eine aktualisierte Planung wird bis zum 15.09 an das zuständige Schulamt übermittelt und dieses steuert ggfs. nach.
Erwähnen möchte ich noch, dass Schulen in Hessen Rücklagen bilden können, welche nicht ausgegebene Finanzmittel der letzten drei Jahre repräsentieren und nach der Verausgabung der aktuellen Finanzmittel zusätzlich verausgabt werden können. (Im vierten Jahr nach der Bildung der Rücklage verfällt diese).
Die Lernmittelfreiheit deckt (wie der Name schon sagt) Lernmittel (Bücher etc.) und Verbrauchsmittel (Chemikalien etc.), welche für die Hände der Kinder gedacht sind ab.
Außerdem sind sie für Lerngegenstände gedacht, welche für die Hände der Kinder gedacht sind. Hier gibt es kontinuierlich Streit über die Zuständigkeiten, da Kreis und Land sich die Kosten hin und her schieben möchten.
Land und Schulträger können in Hessen die 5%-Regelung vereinbaren, durch welche Land und Schulträger gegenseitig 5% des Budgets des anderen übernehmen.
Es gibt noch ein paar andere Besonderheiten in Hessen (10.000 Euro Erlass, Sonstige Landesaufgaben etc.), aber dazu bei Interesse mehr.
Die Schulgemeinschaft hat schon sehr viel Einfluss auf die Finanzplanung, wenn sie diesen denn auch in den entsprechenden Gremien geltend macht. Das sollte aber auch so sein, da Schule ja bekanntlich ein Ort ist, der von dem Miteinander lebt und von allen gestaltet wird. Wenn in einzelnen Fachbereichen größere Anschaffungen geplant sind, welche das Schulbudget auf Kosten der anderen Fachbereiche stärker belastet, sollte dieses zuvor diskutiert werden. Ich hoffe eure Schulleitung gestaltet die Finanzplanung als transparenten Prozess.
Liebe Grüße
Stiltskin