In NRW ist das alles klar geregelt. Damit die SL eine Fahrt genehmigen kann bedarf es zweier Voraussetzungen.
a. entspricht dem Fahrtkonzept der Schule
2. die Kosten sind gedeckt.
Wenn die SL etwas anderes genehmigt, macht sie einen Fehler.
Man kann nicht wirksam auf die Kostenerstattung verzichten. D. h. die Kolleginnen, die den entsprechenden Passus aufgeschrieben haben, haben trotzdem Anspruch auf die volle Erstattung. Da man der SL ordentlich vorn Koffer scheißen. Und wenn die anfängt Druck zu machen, sollte man das auch tun.
Einiges, das ich hier lese, bewegt dich ja schon im strafbewehrten Bereich. Da ist ein erhobener Zeigefinger der Schulaufsicht vielleicht nicht völlig falsch.
Konkret fährt man halt nicht, wenn man die Fahrt nicht genehmigt bekommt. Irgendwelche Weisungen, auf etwas zu verzichten, sollte man remonstrieren.