ich denke, ihr müsst das machen.
letztlich ist das auch resultat einer suboptimalen kommunikation eurerseits. vielleicht eher versuchen, erstmal im team zwei termine zu finden, an denen alle können, gern auch vor 16.00 uhr, und der mutter das dann mit einem "wir haben sehr lange suchen müssen, um diesen termin mit allen teammitgliedern ermöglichen zu können. bitte melden sie uns zurück, welcher der beiden termine ihnen besser passt." zu übermitteln. da findet sich dann kaum ein elternteil, dass dann noch quer läuft (in wirklich fast jedem job kann man sich mal freinehmen für ein offenbar sehr wichtiges elterngespräch, wenn schon das ganze team mitmachen muss. niemand ist so unersetzlich,dass er/sie nicht mal nen halben tag fehlen kann.)
wenn die mutter nach so einem szenario noch zum chef rennt, und jammert, isses ziemlich unwahrscheinlich, dass er/sie euch alle zwingt, noch einen dritten schwer zu findenden termin zu basteln, diesmal abends, nur damit die mutter happy ist. und falls der chef dann doch drauf besteht, kann man in dem fall meiner ansicht nach mit sehr guten gründen den personalrat einschalten, das wäre dann schon sehr mieser stil.