Hallo Ines,
bevor du die Jugendherberge fest buchst, solltest du dir von den Eltern schriftlich geben lassen, dass ihr Kind mitfahren darf und sie bereit sind, die anfallenden Kosten zu übernehmen. Ich habe dazu immer erst eine Jugendherberge ausgewählt und mir die freien Termine geben lassen. Auf den, der mir am besten passte, habe ich mir dann eine Option geben lassen und die Eltern zum Elternabend eingeladen. Dort habe ich Ihnen dann das Fahrtziel vorgestellt (meine Ziele suche ich übrigens immer selbst aus, da ich dann weiß, was ich alles unternehmen kann und will) und ein ungefähres Programm. Dann werden die Einverständniserklärungen ausgeteilt und von den Eltern ausgefüllt. Für den Fall, dass ein Kind krank wird, empfehle ich den Eltern eine Reiserücktrittsversicherung.
Das endgültige Programm und alles was noch so mit der Fahrt zusammenhängt, habe ich dann erst wenige Wochen vor Beginn der Fahrt auf einem Elternabend vorgestellt.
Tipps für eine solche Fahrt, auch mit den nötigen Formularen, sind in der Reihe Bausteine Grundschule "Eine Klasse(n)fahrt zu finden (Bermoser und Höller). Ich weiß allerdings nicht, ob man das noch bekommt. Solltest du dafür noch Hilfen brauchen, melde dich bei mir.