Hier kamen schon viele gute Tipps, ein paar Gedanken möchte ich ergänzen:
Der Vater ist dir gegenüber aggressiv aufgetreten --> du führst das Gespräch nicht alleine.
Wenn Klassenlehrer, Abteilungsleiter, Sozialarbeiter, etc. krank sind, dann verschiebst du den Termin zeitnah. (... und sprichst mit dem Abteilungsleiter den nächsten Termin ab)
Es ist erstmal egal, wer das ist, der da sitzt und wie er mit dem Fall vertraut ist. Es geht darum, jemanden zu haben, der Zeuge bzgl. Absprachen und Gesprächsverhalten ist und ggfs. deeskalieren kann, falls es nötig ist. Wichtig ist, dass du das Gespräch führst, egal wer das ist, und dass du auch ausstrahlst, dass du die Fäden in der Hand hältst. Wenn das ein Mitglied der SL ist, achte darauf, nicht hilfsuchend zu ihm/ihr rüberzusehen etc.
Zu Beginn den Eltern gegenüber kommunizieren: Wir wollen doch alle das Beste fürs Kind. Fehlen und Verhalten schaden dem Schulerfolg. Wie könnte man die Situation einfangen? Konkrete Regeln vereinbaren, Folgen und Sanktionen definieren.
Ich habe mir in einem Beratungsgespräch, bei dem die Eltern die SL dabei haben wollten, von einem SL folgenden beinahe schon banalen Dreischritt abgeschaut, weil er einfach, aber konstruktiv ist und den Eltern schnell den Wind aus den Segeln nimmt:
1. Was ist das Ziel? - 2. Welche Hindernisse gibt es beim Erreichen des Ziels - 3. Wie können Schule und Eltern dabei helfen, diese Hindernisse zu beseitigen?
Die Fragen werden eine nach der anderen gestellen (nicht im Vorfeld aufgelistet). Sie ziehen das Gespräch auf die Sachebene, vermeiden Schuldzuweisungen und zu sehr den Blick zurück und sind sehr konstruktiv.
Die Schülerin möchte dich provozieren. Lass dich nicht provozieren. Klingt einfach, ist es vielleicht nicht. Du scheinst da ziemlich drinzuhängen, auch emotional. Das ist nur eine Kundin von vielen. Mach, was du machen musst. Und fertig.
Das hat viel mit Schauspielerei zu tun. Du kannst dich innerlich aufregen, Ängste haben, in die Luft gehen, aber nach außen musst du unbeeindruckt und souverän bleiben, damit du die Zügel in der Hand hältst. Es ist dein Gespräch, ihr seid in deinem Revier, die haben dich hier weder einzuschüchtern, noch zu bedrohen noch sonst irgendwas. Hierfür zwei Tipps, die schon kamen. Einen möchte ich ergänzen und einen unbedingt unterschreiben:
Du führst ganz offensichtlich Protokoll, da hält sich vielleicht der eine oder andere zurück.
Es ist kaum zu unterschätzen, wie sehr es bei solchen Gesprächen hilft, das Gegenüber einfach mal reden zu lassen und ausführlich mitzuschreiben:
1. Der andere kann sich mal Luft machen.
2. Du musst nicht sofort reagieren, wodurch du dich eben nicht so leicht provozieren lässt. Ich würde entsprechend beim Schreiben überhaupt nicht reagieren, wenn der andere sich in Rage redet und ausfallen oder laut wird (im Rahmen), würde ich nur mit neutraler Miene noch mehr mitschreiben. Das nimmt natürlich den Wind aus den Segeln, denn Lautstärke und Beschimpfungen sollen ja eine emotionale Reaktion erzeugen, die du dem Gegenüber damit vorenthältst. Wenn es zu viel wird, würde ich mich geistig und emotional sammeln und dann um Mäßigung bitten, da das Gespräch sonst abgebrochen wird. Dann brichst du es ab, wenn es nicht besser wird - auch hier sachlich, unemotional mit der Erklärung, dass das Gespräch nicht konstruktiv ist, solange es so emotional geführt wird. Dann verweist du im Zweifelsfall darauf, dass sie sich gerne bei Beschwerden an den Abteilungs- oder Schulleiter wenden können und legst Kontaktdaten vor. Das geht schon in Richtung des anderen Tipps.
Generell ist es so, dass der Gegenüber im Regelfall schnell verunsichert ist, wenn du nicht reagierst, auch nicht in der Mimik, sondern nur mitschreibst.
Danach kannst du dann in Ruhe und Sachlich auf die einzelnen Punkte, die du dir notiert hast, eingehen. Wenn der andere unterbrechen will, kannst du ruhig darauf verweisen, dass er sich gerade äußern konnte, und dass es dir nun ebenfalls zusteht, nicht unterbrochen zu werden.
Wenn mir jemand den Rechtsweg ankündigt, erinnere ich z. B. an die Fristen oder schaue, welche Tipps ich noch geben kann (ohne dass es zur Rechtsberatung wird).
Das mache ich genau so, auch wenn es nicht um Klagen geht, sondern um Beschwerden bei der Schulleitung (s.o.). Solche Keulen werden immer ausgepackt, um den Gesprächspartner, in diesem Fall dich, einzuschüchtern. Wichtig ist, dass man dabei zeigt, dass man sich nicht davon beeindrucken lässt. Und O. Meiers Vorgehen ist hierfür die beste Möglichkeit. Nicht argumentieren, nicht erklären, warum der Weg nicht sinnvoll ist, sondern ganz sachlich und nüchtern den Weg umreißen und Ansprechpartner zu nennen. Das ist die größtmögliche Souveränität.
Du packst das schon. Aber du führst das Gespräch nach deinen Regeln zu dem Zeitpunkt, der dir am besten passt.
Was glaubst du denn, wie das abläuft, wenn du dich bei irgendeinem Amt (Finanzamt, Schulamt, Gesundheitsamt) über etwas beschwerst? Da setzen die den Termin und bestimmen, wer an dem Gespräch teilnimmt und wie das Gespräch abläuft.