Online Terminplanung für Elternsprechtage

1. offizieller Beitrag

    Hallo,


    wir suchen zur Planung des Elternsprechtags ein Online-Terminplanungstool. Die entsprechende Funktion von WebUntis ist uns bekannt, aber auch recht teuer. Wir sind eine kleine Schule und benötigen dieses Tool nicht so oft.


    Habt ihr Erfahrungen mit entsprechenden Tools?


    Im Voraus vielen Dank.

    • Offizieller Beitrag

    Doodle dürfte datenschutzrechtlich schwierig sein. Ich habe mich damit aber noch nicht näher beschäftigt, weiß allerdings, dass die Frage nach Doodle schon mehrmals an verschiedenen Orten aufkam und immer entsprechend beantwortet wurde.


    Ansonsten: ich habe da für unsere Homepage mal was einfaches, datenschutzrechtlich angesichertes programmiert. Das kann ich hier nur nicht weitergeben, denn dann würde ich die Anonymität hier im Forum verlassen. ;) Die Kolleginnen und auch die Eltern sind allerdings sehr zufrieden damit. Die Eltern haben sofort die Rückmeldung, ob ihr Wunschtermin passt. Die Kolleginnen haben den Papiersalat nicht. Bei den kommenden Elternsprechtagen reicht auch (da jetzt alle Eltern ein Passwort haben und das behalten sollen) eine einfache Info im Hausaufgabenheft oder in einem Elternbrief, den wir sowieso schreiben, dass die Eltern sich wieder einen Termin auswählen können.


    kl. gr. frosch

    Zitat von itlehrer

    benötigen dieses Tool nicht so oft.

    Benötigt ihr überhaupt eines? Und was soll das machen/können?


    Ich spreche gerne Termine ab. Da hat man schon mal vorab einen Kontakt mit dem späteren Gesprächspartner. Die Idee, dass sich jemand online wo einträgt und damit der Termin steht, ist mir komisch.


    Allerdings laufen bei unseren Beratunstagen nur wenige Eltern auf. Die meisten Gespräche führen wir mit Schülern, den nenne ich der Termin und fertig.

    „Fakten haben keine Lobby.“


    (Sarah Bosetti)

    Einmal editiert, zuletzt von O. Meier ()

    • Offizieller Beitrag

    selbst an unserer seeehr technikaffinen Schule werden diese Listen ganz old style per Hand gemacht:
    Listen hängen im Flur, Kinder tragen die Eltern ein -- fertig.



    ansonsten arbeite ich für meine eigenen Klassentermine mit einer Google Docs-Liste, deren Link nur freigeschaltete Personen bekommen.
    Ist das datenschutzrechtlich eigentlich ok? :gruebel:

    Wir nutzen seit nun drei Durchläufen elternsprechtag-online[]com - und sind sehr zufrieden damit. Die Kosten halten sich in Grenzen, da pro Sprechtag gesondert abgerechnet wird. Eltern und Kollegen sind sehr zufrieden damit.

    • Offizieller Beitrag

    Das sieht nett aus - aber 80 € für einen Eintäger? Je 30 € für jeden weiteren Tag? Wir verteilen den Elternsprechtag immer über eine gute Woche: pro Elternsprechtag wären es also 170 €, 340 € im Jahr. Nicht schlecht. DA würde ich dann doch lieber Papier benutzen.


    kl. gr. frosch

    Zitat von kleiner gruener frosch

    Das sieht nett aus - aber 80 € für einen Eintäger? Je 30 € für jeden weiteren Tag? Wir verteilen den Elternsprechtag immer über eine gute Woche: pro Elternsprechtag wären es also 170 €, 340 € im Jahr. Nicht schlecht. DA würde ich dann doch lieber Papier benutzen.


    kl. gr. frosch

    Wohl wahr, dass es sich dann nicht rechnet - bei unserem klassischen Modell (einen Nachmittag/Halbjahr) funktioniert das allerdings ganz gut.

    An einem Berufskolleg hat man doch auch nicht mehr sooo viele Eltern, die zum Sprechtag kommen, würde ich denken (so im Vergleich zu 5. Klassen o.ä.).


    Ich plädiere hier auch für Papier: Eltern definieren ihre Wunschtermine (in Absprache mit den Kids), die Kids sprechen die Termine mit den Lehrkräften ab (die können dann auch kürzere oder längere Zeiten für "besondere" Fälle blockieren, Pausen einplanen etc.). Die Kids geben die abgesprochenen Termine an die Eltern zurück.
    (Dieses Verfahren verhindert im Gegensatz zu ausgehängten Listen auch, dass sich jemand seinen Lieblingstermin per Tintenkiller wieder freiräumt...)

    Zitat von chilipaprika

    ich schlage vor: Doodle

    Zumindest vor dem DGV-Dings hatte ich mal den behördlichen Hinweis gesehen, dass man das durchaus nutzen dürfe - aber nur in der kostenlosen Version, weil da die Umfragen nicht dauerhaft gespeichert werden können. Problematisch ist in der Nutzung eigentlich zumeist das Schüler-Verhalten: Man kann noch so deutlich darauf hinweisen, dass sie nicht ihren vollen Namen eintragen sollen - die tun's trotzdem...

    • Offizieller Beitrag

    Online entfällt halt der Absprache-Punkt und das Hin-und-her.


    Auch wenn ich das Skript hier nicht herausgeben möchten (einige Schulen im Kreis haben mich aber schon direkt angesprochen und möchten es nach der Testphase bekommen) kann ich wenigstens den Ablauf und die Vor- und Nachteile skizzieren.


    Bei uns sieht der Ablauf jetzt (nach dem Anlaufen) folgendermaßen aus:


    Büro:

    • (Zu Anfang musste man die IDs in jedem Durchgang neu anlegen. Das wurde jetzt aber vereinfacht. Selbst die Eltern vom ersten Schuljahr haben die IDs schon, da diese bei den Schulanmeldungen schon per Elternbrief verteilt und genutzt werden.)
    • Im Büro werden im System die jeweiligen persönlichen Elternsprechtagszeiten der Kolleginnen hinterlegt und dem Lehrer/den Schüler-IDs zugeordnet.
    • Die Kollegen erhalten noch einmal die im Büro abgelegten ID/Code-Listen, da die Zuordnung der Termine erst einmal nur zu einer ID erfolgt.

    Anmerkung: das sieht nach etwas Arbeit aus. Aber die Alternativ-Arbeit wären Elternbriefe für jede Klasse mit den jeweiligen Terminen zu erstellen, zu drucken, zu kopieren und zu verteilen. Nach meiner Erfahrung ist die Sekretärin mit dem "analogen Verfahren" gut 2-3-mal so lange beschäftigt.)


    • In einem allgemeinen (regelmäßig erscheinenden) Elternbrief bzw. Hausaufgabenheft steht der Hinweis auf den Elternsprechtag: "Bitte tragen sie sich ein."
    • Die Eltern gehen zuhause auf unsere Homepage, geben eine ID-Nummer und ein Kürzel in eine Eingabe-Maske ein.
    • Das Skript leitet sie weiter auf den (ihrer ID zugeordneten) Elternsprechtag.
    • Die Eltern sehen in Grün die freien Termine, in rot die vergebenen (natürlich ohne die ID der anderen Eltern/Kinder). Sobald sie einen Termin auswählen, erscheint er blau. (Für manche Kinder kann man "doppelte Zeit" einstellen. Dann werden automatisch 2 Termine geblockt und die Eltern entsprechend informiert.)
    • Es gibt eine optisch gut sichtbare direkte Rückmeldung an die Eltern (Hatten die Eltern sich gewünscht.)
    • Fertig.
    • Wenn man mehrere Kinder auf der Schule hat, kann man noch weitere Kürzel eingeben und sieht so die Termine der jeweiligen Lehrer nebeneinander stehen. Die Eltern können sich also zwei passende Termine aussuchen. (Entscheidender Vorteil gegenüber dem Einsammeln von Zetteln, da das punktgenaue Belegen eines Termins so kaum möglich ist.)


    Lehrer:

    • Zu einer beliebigen Zeit (quasi jederzeit) loggen sich die Lehrer im internen Bereich der Schulhomepage ein und sehen "ihren" Elternsprechtag vor sich. Sie sehen im Überblick, wie viele Termine schon belegt sind, welche Elterns (ids) sich schon eingetragen haben, welche noch fehlen.
    • Beim Anklicken der Terminübersicht sehen sie ihre Termine mit der dazugehörigen ID. Hier können die Lehrer auch eingetragene Termine blocken (Pause, etc.)
    • Beim Anklicken der Schülerliste (Anzeige der IDs) sehen die Kollegen die sortierte Liste (analog zu ihrem Blatt Papier, auf dem Id, Code und Name des Kindes stehen). Hier sehen sie, welchen Termin die Eltern gewählt haben und können ihn übernehmen. Außerdem können sie per Mausklick einen Schüler auf "doppelte Zeit" stellen.
    • Die Lehrer können, wenn sich alle Eltern eingetragen haben, die Anmeldung blockieren, damit niemand mehr spontan (und unbemerkt) seinen Termin wechseln kann.
    • Bei fehlenden Eltern muss der Lehrer natürlich auch hier hinterhertelefonieren (oder ähnliches). Am Telefon kann der Lehrer anhand der ID und des Kürzels auf seiner Liste den Termin direkt festmachen.


    Das Verfahren ist so auch mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten abgesprochen. Da es keine Verknüpfung mit Realnamen der Kinder gibt, sieht er kein Problem. Ebensowenig das Schulamt.
    Derzeit bin ich im Gespräch, ob ich die Eltern bitte, den Namen Ihres Kindes (Nachnamen) optional beim Nutzen der Eingabemaske anzugeben und mit abzuspeichern. Dies ist dann mit einer entsprechenden Datenschutzerklärung verbunden und ist ein bewusster Akt (eine bewusste Zustimmung) der Eltern, welcher dann auch datenschutzkonform ist. (Das kläre ich aber mit dem Datenschutzbeauftragten noch ab.) Dies vereinfacht für die Lehrer die Zuordnung noch einmal. Nach Rückmeldung meiner Kolleginnen ist aber die ID-Liste auch kein Problem für sie. Die Vorteile (keine Zettelwirtschaft, im Idealfall keine Absprachen mit den Eltern, direkte passende Terminauswahl der Eltern, ...) überwiegen für sie ganz klar.


    kl. gr. frosch

    Also, bei uns läuft das über Zettel. Jeder Lehrer hat einen Zettel, wo er die Termine der Schüler einträgt. Jeder Schüler hat einen Zettel, wo Gesprächswünsche der Eltern draufstehen und ggf. Terminliche Einschränkungen (also z.B. erst ab 17.00 Uhr oder so). Diese Zettel legt er dem Lehrer vor.


    Dann trägt der Lehrer (!) einen Termin ein, der beim Schüler und bei ihm noch nicht belegt ist, notiert diesen auch bei sich selbst, fertig.


    Damit kam es bei mir noch nie zu Problemen, obwohl ich teilweise recht viele Gespräche habe.


    Bei Schülern, wo ich weiß, dass es ein schwieriges Gespräch wird, halte ich den Termin danach frei. Oder wenn ich weiß, dass ich mal eine Pause brauche usw. usf. Das sind so Sachen, die sich in Software eher schlecht abbilden lassen.

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