Korrespondenz mit Versicherung nach Nicht-Antritt von Schüler b. Klassenfahrt - Zuständigkeit?

Hallo, ich bin zwei Wochen vor den Sommerferien mit meiner Klasse auf Klassenfahrt gefahren und habe natürlich auch eine Reiserücktrittsversicherung abgeschlossen. Ein Schüler aus meiner Klasse bekam das Geld von der Stadt im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets überwiesen. Bereits vor der Klassenfahrt fragte mich der Schüler dann, was er machen müsse, um nicht mitzufahren, er fühle sich nicht wohl in der Klasse. Ich versuchte, ihn zu ermutigen, dass man sich ja auf der Klassenfahrt auch besser und anders kennenlernen könne.
Am Tag der Klassenfahrt erschien der Schüler dann aber nicht und auf tel. Nachfrage erfuhr ich dann, dass er krank und gerade beim Arzt sei. Er reichte dann auch ein Attest in der Schule ein, das ich nach meiner Rückkehr in meinem Fach fand. Ich habe den Schüler beim Anbieter dann auch als krank gemeldet und habe eine Stornorechnung per Mail unterhalten.
Nach der Rückkehr war der Schüler dann noch einmal in der Schule, kam dann aber nicht mehr, weil er nicht versetzt wurde.

Ich habe in der Zwischenzeit 2x mit der Stadt telefoniert, die sich aber irgendwie recht viel Zeit lässt und auf meine Nachfrage, ob und wie ich reagieren solle, hieß es, man wolle sich das gesamte Geld von der Familie zurückholen.

Ich habe bisher nichts bei der Versicherung eingereicht, weil ich nicht weiß, wer sich darum kümmern muss: die Stadt, die Familie, ich? Der Anbieter hat mich inzwischen noch einmal angemailt wegen der Stornorechnung (Dass ich die einreichen soll etc.).

Aber wer muss sich jetzt um das Weitere kümmern? Wie gesagt, Attest ist bei mir, Stornorechnung auch

Zitat von tina40

Ich würde sagen, du kümmerst dich um die Versicherung - die hast du ja abgeschlossen. Um die Familie kümmert sich die Stadt.

Dann geht das Geld ja wieder über mein Konto usw. und ich müsste mit der Stadt hin und her überweisen. Was mich etwas nervt ist, dass die Stadt nicht mal irgendwie sagt oder schreibt: "Machen Sie jetzt X und überweisen das Geld an uns unter Y" ... ich muss denen hinterherlaufen

Und im Grunde müsste sich die Familie ja auch mit mir in Verbindung setzen, weil ja Geld an mich geht und sie die gesamte Summe an die Stadt zahlen sollen. Ich finde es etwas verwirrend

Die Stadt hat das Geld auf mein Klassenfahrtskonto überwiesen, von dem aus ich dann das Geld an den Veranstalter überwiesen habe.
Ich bin finanziell "ausgeglichen" - an sich hat nur die Stadt ein Interesse daran, an das Geld zu kommen .... deswegen nervt es mich, dass die nicht mal ne klare Aussage machen. Ich habe nun heute noch einmal ein Mail an die geschrieben, sie mögen sich bitte äußern, was zu tun oder zu lassen ist.

Zitat von alias

Interessante Frage - besonders was die Zuständigkeiten anbetrifft.

Eigentlich bist du als Lehrer ja nur "Man-in-the-middle" zwischen den Vertragspartnern - so eine Art Postamt, das die Unterlagen und die Schecks durchreicht.
Das Geld der Stadt war ja nicht für dich bestimmt, sondern für den Schüler - bzw. für die Begleichung einer Leistung, die dieser in Anspruch nehmen wollte (sollte).

Ich versuch mal eine Knoten-Entwirrung - denn das Procedere ist nicht fallstrickfrei. Ich behaupte auch nicht, dass es so richtig ist.

Die Stornorechnung muss der Schüler (bzw. die Stadt) tragen - er/sie erhält den Betrag jedoch von der Versicherung erstattet. Lass dir vom Reiseveranstalter am Besten zwei Rechnungen ausstellen. Eine Gesamtrechnung - mit den tatsächlich angefallenen Kosten und eine separate, personalisierte, auf den Namen des Schülers (mit Angabe der Schule) ausgestellte Stornorechnung. Ich gehe davon aus, dass du eine Anzahlung geleistet hattest und nun der Restbetrag fällig wäre. Die erste Rechnung kannst du dann direkt begleichen.

Damit sollte noch der gesamte Schülerbeitrag bei dir liegen.
Du bezahlst nun die Stornorechnung vom Betrag, den du vom Schüler eingesammelt hast. Um die Bezahlung kommt er / die Stadt nicht herum. So war der Vertrag.
Den Rest vom Schülerbeitrag überweist du an die Stadtkasse zurück.
Damit hast du eigentlich deine Schuldigkeit getan - die Rechnungen sind bezahlt.

Die Stornorechnung leitet der Vertragspartner (du oder der Schüler als Betroffener) nun zur Erstattung an die Versicherung weiter.

Mit der Stadt würde ich vereinbaren, dass du den offenen Restbetrag (abzüglich der Stornokosten) direkt an sie überweist und sie den Versicherungsschein und den Antrag und Aussicht auf Erstattung bekommt.
Als Empfänger der Versicherungsleistung könnte man direkt die Stadtkasse angeben - denn die Differenz (der Minusbetrag) liegt nun bei ihnen.

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Ich musste vor Beginn der Klassenfahrt die gesamte Summe bezahlen, das heißt, der Anbieter hat die komplette Zahlung erhalten. Die Differenz zwischen der Stornosumme und der zu leistenden Zahlung sind ca. 60 Euro. Ich hoffe, dass die Stadt nun bald mal eindeutig reagiert. Ich habe vor rund 1,5 Wochen dort noch mal angerufen, aber eine klare Aussage habe ich da auch nicht bekommen, wie das jetzt läuft. Ich hatte eigentlich vor, nun abzuwarten, was passiert, aber als nun die erneute Mail des Anbieters kam, mit der Aufforderung mich an die Versicherung zu wenden, wurde ich wieder etwas unruhig, ob und wie ich nun doch vielleicht agieren muss.

Guten Morgen, ich bin echt genervt. Nachwievor lässt sich bei der Stadt kein Verantwortlicher ausmachen, die Mails gehen hin und her; diejenige, die mir geantwortet hat, kann mit der Fahrt "nichts anfangen" (ich habe Familiennamen, Schule, Fahrt, Datum benannt) und vermutet (!), dass ich mich wohl um die Sache kümmern muss, da ich ja die Versicherung abgeschlossen hätte.
Wenn die Familie das Geld direkt an mich überwiesen hätte, hätte sich aber die Familie an die Versicherung wenden müssen, um ihr Geld zurückzubekommen, wenn ich mich nicht komplett täusche.
Ich habe nun eine entsprechende Mail zurückgeschrieben und darum gebeten, dass man mir nach mehreren Telefonaten und Mails bitte eine verbindliche Antwort geben möge. Ich wüsste auch gar nicht, an wen ich weiterüberweisen müsste. Echt krass, wie unorganisiert so eine Stadtverwaltung sein kann

Ich versuche, "Schaden" von der Stadt abzuhalten und habe nur nervige Korrespondenz. Ich hätte auch schweigen können und ignorieren können, dass der Schüler - angekündigt - nicht mitgefahren ist und das Geld wäre komplett für die Tonne gewesen. Stattdessen das.

Inzwischen hat man mir mal einen Ansprechpartner genannt. Die Stadt ist der Meinung, dass ich das mit der Stornorechnung klären muss. Finde ich zwar nicht,ich mache es aber, ist ja kein großer Akt. Ich habe denen nun geschrieben, dass ich das Geld dann auf mein Konto überweisen lasse und warte, bis die Familie (von der man sich das Geld zurückholen will) an mich herantritt. Schon echt der Hammer, wie unorganisiert das ist. Ich muss der Stadt hinterherlaufen à la "Hey, ihr kriegt Geld zurück"

Leider läuft das bei uns mit Schulkonto und Sekretariat usw. nicht so wie von dir beschrieben. Das müssen immer alles wir machen. Der logistische Aufwand ist schon echt hoch.
Ich regele das ja jetzt auch mit der Versicherung, mich hat es nur genervt, dass in der Stadt keinerlei Aussage kam, wer überhaupt dafür zuständig ist und dass die Familie sich auch gar nicht regt. Die werden sich wohl wundern, wenn die Stadt an sie herantritt und das Geld wiederhaben will, spätestens dann wird sie sich regen müssen.

Ich habe noch eine andere Frage: Ich habe dem Anbieter ja 250 Euro überwiesen für den Schüler, die Stornorechnung liegt bei 190 Euro - jetzt müsste mir der Anbieter doch die Differenz von 60 Euro zurücküberweisen, oder habe ich hier einen Denkfehler gemacht??