Planung einer Klassenfahrt

carla-emilia · 24. Oktober 2005

Hallo,

ich darf nun zum allerersten Mal für meine eigene Klasse eine Klassenfahrt (für nächsten September) planen.

Es gibt eine gewisse Grobauswahl an in Frage kommenden Jugendherbergen, genauer anschauen kann ich mir die ein oder andere ggf. nächste Woche.

Wie muss ich nun vorgehen? Es heißt ja immer, dass man früh reservieren soll - allerdings kann ich das ja noch gar nicht 100% verbindlich, da ich eigentlich noch das OK der Eltern brauche (nächster Elternabend ist so für Dez./Jan. geplant) und theoretisch ja noch gar nicht sicher sagen kann, wieviele Kinder in meiner Klasse dann noch da sind bzw. ob wir Zuwachs bekommen haben.

Wie macht man das überhaupt? Melde ich mich mal provisorisch an mit der Option, ggf. Änderungen vorzunehmen bzw. notfalls abzusagen, wenn die Eltern dagegen sind?

Oder muss ich die Eltern vor dem Beginn jeglicher konkreter Planungen vom geplanten Ziel und den Kosten in Kenntnis setzen? Grob wissen sie schon, dass eine Klassenfahrt in die nähere Umgebung ansteht.

Meine Teamkollegen wollen jetzt in den Ferien ihre Planungen durchführen und die JuHes anrufen - aber auch sie haben auf dem Elternabend wohl größtenteils nur sehr vage Angaben gemacht.

Wie geht ihr vor?

Im Voraus herzlichen Dank!

Liebe Grüße,
Carla-Emilia

müllerin · 24. Oktober 2005

Ich werde mit meiner Klasse im nächsten Oktober fahren (ist dann eine 4. Klasse) .
Die Eltern habe ich beim letzten Elternsprechtag im Frühling gefragt, ob sie damit einverstanden wären, und dass es um die 120,-- Euro kosten wird (für 4 Tage).
Heuer im Herbst habe ich bei der betreffenden Unterkunft angefragt, die haben mir dann eine Reservierung geschickt, und mit der Retournierung meiner Buchung wurde der Termin für ca. 25 Leute fixiert.

Genaueres plane ich erst jetzt dann in den nächsten Monaten.
Wenn ich eine halbwegs genaue Kostenaufstellung habe, dann werde ich einen Elternabend einberufen.

Tina34 · 24. Oktober 2005

Hallo,

du meldest dich bei der Jugendherberge deiner Wahl an. Sie schicken dir ihre Preisliste, einen Vertrag und evtl. Tipps für Unternehmungen.
Du schickst den Vertrag zurück, auf dem steht auch, bis zu welchem Datum man kostenlos zurücktreten kann und wieviel Gebühr fällig wird, wenn du zu spät zurücktrittst. Die Zahl deiner Schüler gibst du mit ca. an und gibst dann rechtzeitig vorher Bescheid.

Mit Hilfe der Preisliste rechnest du aus, was die Fahrt kosten wird, berechnest deine Eigen- oder auch Nichteigenanteil mit ein, die Kosten für Begleitpersonen, Fahrt etc.. Auf das Ganze schlägst du, da wir in Teuroland leben 5 € drauf, die du ja später auch wieder zurückzahlen oder mit Kopiergeld o.ä. verrechnen kannst.

Vorher hast du bei deinen Eltern unverbindlich angefragt, ob sie mit Fahrt und ungefährem Preis (nicht zu knapp kalkulliert - eher etwas mehr angeben) einverstanden sind. Sind´s genug, meldest du dich an, gibst dann den Eltern genaue Infos und lässt die Anmeldung verbindlich bestätigen. Um dich abzusichern verlangst du evtl. eine Anzahlung. Dann schickst du den Vertrag an die JH zurück.

Fällt die Klassenfahrt ins Wasser, hast du noch unendlich Zeit, dich wieder abzumelden, die Frist war ein paar Wochen vor der Fahrt, jedenfalls war das bei mir immer so.

LG
Tina